Đối với các doanh nghiệp mới bắt đầu tham gia vào lĩnh vực thương mại quốc tế, quy trình nhập khẩu hàng hóa thường là một “ma trận” với nhiều thủ tục phức tạp. Một sai sót nhỏ trong chứng từ cũng có thể dẫn đến việc chậm hàng hoặc phát sinh chi phí lưu kho bãi không đáng có.
Bài viết này Searoad sẽ hệ thống lại 6 bước cốt lõi để bạn có cái nhìn tổng quan và thực hiện lô hàng nhập khẩu một cách suôn sẻ nhất.
Bước 1: Đàm phán và Ký kết hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nhất. Ngoài giá cả và chất lượng hàng hóa, bạn cần đặc biệt lưu ý đến:
-
Điều kiện Incoterms: Xác định rõ trách nhiệm, chi phí và điểm chuyển giao rủi ro (Ví dụ: EXW, FOB, CIF…).
-
Điều khoản thanh toán: T/T, L/C hay D/A, D/P.
-
Thời gian giao hàng: Để chủ động lên kế hoạch bán hàng nội địa.
Bước 2: Kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
Sau khi hàng được xếp lên phương tiện vận chuyển, nhà xuất khẩu sẽ gửi cho bạn bộ chứng từ. Bạn cần kiểm tra tính đồng nhất của dữ liệu trên:
-
Vận đơn (Bill of Lading): Xác nhận quyền sở hữu hàng hóa.
-
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Căn cứ để tính thuế.
-
Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết quy cách, trọng lượng hàng.
-
Chứng nhận xuất xứ (C/O): Để được hưởng ưu đãi thuế quan nếu có hiệp định thương mại.
Bước 3: Thuê phương tiện vận tải và theo dõi lịch trình
Nếu bạn mua hàng theo điều kiện nhóm E hoặc F (như FOB, EXW), bạn sẽ là người trực tiếp thuê tàu hoặc máy bay.
-
Tại Searoad: Chúng tôi sẽ thay bạn liên hệ với đại lý nước ngoài, sắp xếp lịch đóng hàng và cập nhật tình trạng hàng hóa liên tục cho đến khi về tới cảng Việt Nam.
Bước 4: Khai báo hải quan điện tử
Khi hàng sắp về đến cảng (thường có thông báo hàng đến – Arrival Notice), bạn cần tiến hành khai báo trên hệ thống ECUS/VNACCS.
-
Lưu ý mã HS Code: Đây là bước dễ sai sót nhất. Việc áp mã HS chính xác giúp bạn xác định đúng mức thuế và tránh bị phạt bởi cơ quan hải quan.
Bước 5: Nộp thuế và Thông quan hàng hóa
Sau khi truyền tờ khai, hệ thống sẽ phân luồng:
-
Luồng Xanh: Thông quan ngay.
-
Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy.
-
Luồng Đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế (Thuế nhập khẩu, VAT…), hàng hóa sẽ được lệnh giải phóng khỏi cảng.
Bước 6: Vận chuyển hàng về kho và Lưu trữ hồ sơ
Sử dụng xe tải hoặc xe container để kéo hàng từ cảng về kho của bạn. Đừng quên kiểm tra kỹ tình trạng niêm phong (seal) và vỏ container trước khi nhận hàng.
-
Lưu ý: Theo quy định, doanh nghiệp cần lưu trữ bộ hồ sơ hải quan trong vòng 5 năm để phục vụ việc kiểm tra sau thông quan.
Tại sao bạn nên sử dụng dịch vụ nhập khẩu trọn gói tại Searoad?
Việc tự thực hiện toàn bộ quy trình trên có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian và dễ gặp rủi ro pháp lý. Với dịch vụ của Searoad, chúng tôi cam kết:
-
Tối ưu chi phí: Tư vấn phương án vận chuyển và áp mã thuế lợi nhất.
-
Tiết kiệm thời gian: Xử lý thủ tục hải quan nhanh chóng, giải phóng hàng trong ngày.
-
An toàn tuyệt đối: Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm theo sát từng khâu của lô hàng.
